Οι προβλέψεις των πωλήσεών σας βασίζονται περισσότερο σε εικασίες παρά σε στοιχεία; Η επιχείρησή σας δυσκολεύεται να συμβαδίσει με τον όγκο των παραγγελιών με αποτέλεσμα η ικανοποίηση του πελάτη να παραπαίει; Δεν γνωρίζετε πόσα αποθέματα έχετε στην αποθήκη σας και είναι δύσκολο να το μάθετε; Παίρνει όλο και περισσότερο χρόνο για να συμφωνήσουν τα οικονομικά στο τέλος του μήνα; Εάν τα παραπάνω σας θυμίζουν την επιχείρησή σας, τότε ίσως είναι καιρός να σκεφτείτε την απόκτηση ενός συστήματος ERP.

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι ομάδες διοίκησης λαμβάνουν συχνά δύσκολες αποφάσεις σε σχέση με τον τρόπο διαχείρισης των λειτουργιών του οργανισμού τους και μία από τις αποφάσεις που ενδέχεται να συζητούν αυτή τη στιγμή είναι η εφαρμογή ενός συστήματος ERP. Το ERP αποτελεί ένα σύστημα που μπορεί να χρησιμοποιηθεί με πολλά οφέλη για τον οργανισμό, αλλά μπορεί επίσης να απαιτήσει χρόνο, προσπάθεια και οικονομικούς πόρους για να υιοθετηθεί και να χρησιμοποιηθεί σε καθημερινή βάση.

Παραθέτουμε τα τέσσερα κύρια σημεία που δείχνουν ότι η εταιρεία σας είναι έτοιμη για την απόκτηση ERP.

1. Έχετε πολλά διαφορετικά λογισμικά για διαφορετικές διαδικασίες

Αναλογιστείτε για λίγο τον τρόπο με τον οποίο οι υπάλληλοι και οι συνεργάτες της εταιρείας σας καταγράφουν, παρακολουθούν και επεξεργάζονται πληροφορίες. Το εμπορικό σας τμήμα καταχωρεί παραγγελίες και πωλήσεις σε ένα σύστημα ενώ ταυτόχρονα ο λογιστής σας χρησιμοποιεί ένα άλλο σύστημα για την καταχώρηση άρθρων των ίδιων κινήσεων; Οι εργαζόμενοι στην αποθήκη παρακολουθούν αποστολές και παραλαβές σε κάποιο άλλο σύστημα τρίτου (πχ courier); Τα μέλη της διοίκησης δε λαμβάνουν τις αναφορές όπως τις χρειάζονται από το σύστημα και κοπιάζουν στην περεταίρω επεξεργασία των δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα;

Η λειτουργία διάφορων συστημάτων ξεχωριστά μέσα στην επιχείρηση μπορεί να προκαλέσει χάος στις διαδικασίες που έχουν σκοπό να εξασφαλίσουν την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σας. Χωρίς ακριβή δεδομένα από τις πωλήσεις, η διαχείριση αποθεμάτων δεν μπορεί να λειτουργήσει σωστά, ενώ η μη έγκαιρη πληροφόρηση των λογιστικών στοιχείων μπορεί να επηρεάσει αρνητικά από τους προϋπολογισμούς μάρκετινγκ έως τη μισθοδοσία.

Το λογισμικό ERP ενσωματώνει όλα αυτά τα συστήματα, έτσι ώστε κάθε επιχειρηματική λειτουργία να βασίζεται σε μια ενιαία βάση δεδομένων. Αποτελεί μια πηγή πληροφόρησης που περιέχει ακριβή δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, διασπά τις πληροφορίες, βοηθά το προσωπικό να λαμβάνει καλύτερες αποφάσεις πιο γρήγορα και απελευθερώνει χρόνο για να εκτελέσει εργασίες υψηλότερης αξίας, όπως βοηθώντας την επιχείρηση να αναπτυχθεί ακόμα πιο γρήγορα.

2. Δεν έχετε εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή σας

Εάν κάποιος σας ρωτήσει ποιο είναι το μέσο περιθώριο των πωλήσεών σας, πόσο καιρό θα σας πάρει να μάθετε; Τι γίνεται με άλλες βασικές μετρήσεις απόδοσης, όπως οι παραγγελίες ανά ημέρα ή οι πωλήσεις μέχρι σήμερα; Για εταιρείες που βασίζονται σε υπολογιστικά φύλλα που πρέπει να ενημερώνονται συνεχώς και να συμφωνούνται με το χέρι, θα μπορούσε να είναι μακρά η αναμονή.

Ο ρυθμός των επιχειρήσεων είναι πιο γρήγορος από ποτέ, πράγμα που σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι σε όλη την επιχείρησή σας χρειάζονται άμεση πρόσβαση σε βασικά δεδομένα. Με μια λύση ERP, τα στελέχη μπορούν να έχουν μια ολιστική άποψη των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων ανά πάσα στιγμή, ενώ το υπόλοιπο προσωπικό μπορεί να πάρει τις πληροφορίες που χρειάζονται για να κάνει την εργασία τους πιο αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, οι αντιπρόσωποι πωλήσεων θα πρέπει να μπορούν να βλέπουν το πλήρες ιστορικό συναλλαγών ενός πελάτη και να προάγουν πιο δυναμικά τα ποσοστά ανανέωσης, ενώ παράλληλα αυξάνουν τις δυνατότητές τους και την αύξηση των πωλήσεων.

3. Η λογιστική παρακολούθηση διαρκεί περισσότερο και ενέχει δυσκολία

Τα πρώτα σημάδια που δείχνουν ότι η επιχείρησή σας χρειάζεται λογισμικό ERP προέρχονται από το λογιστήριο. Εάν οι υπάλληλοί σας βασίζονται σε έντυπα τιμολόγια και παραγγελίες πωλήσεων και ξοδεύουν ώρες κάθε εβδομάδα εισάγοντάς τα με το χέρι, σε διαφορετικά λογιστικά συστήματα και συστήματα πωλήσεων, θα πρέπει να εξετάσετε πόσο χρόνο χάνετε χρόνο για εργασίες που μπορεί να χειριστεί το λογισμικό ERP σε μια στιγμή.

Το ίδιο συμβαίνει και με την οικονομική πληροφόρηση, καθώς εάν χρειάζεται πολύς χρόνος για συμφωνία των χρηματοοικονομικών πληροφοριών μεταξύ των συστημάτων και μέσω αμέτρητων υπολογιστικών φύλλων, μια λύση ERP μπορεί να έχει σημαντικό όφελος. Με όλα τα οικονομικά στοιχεία σε μια ενιαία βάση δεδομένων, το προσωπικό του λογιστηρίου δεν θα χρειαστεί να ξοδεύει ώρες διασταυρώνοντας χειροκίνητα τις πληροφορίες, επιβεβαιώνοντας αριθμούς ή συμφωνώντας δεδομένα. Το προσωπικό του λογιστηρίου θα είναι πιο παραγωγικό κι ελεύθερο να παραδώσει κρίσιμες αναφορές  χωρίς καθυστερήσεις και δυσκολία.

4. Οι πωλήσεις και η πελατειακή εμπειρία είναι σε κακό σημείο

Καθώς οι επιχειρήσεις μεγαλώνουν, μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις τους είναι συχνά η διαχείριση των αποθεμάτων. Η διασφάλιση ότι η σωστή ποσότητα των προϊόντων βρίσκεται στη σωστή θέση την κατάλληλη στιγμή είναι ένα ζωτικό μέρος των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Όταν οι πωλήσεις, τα αποθέματα και τα δεδομένα πελατών διατηρούνται ξεχωριστά, μπορεί να δημιουργηθεί σοβαρό πρόβλημα στην εταιρεία σας. Αν εξαντληθεί ένα δημοφιλές προϊόν, οι πωλήσεις θα παγώσουν μέχρι να φτάσει η επόμενη αποστολή.

Εν τω μεταξύ, εάν ένας πελάτης καλεί να ρωτήσει σχετικά με μια παραγγελία και οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να τον εντοπίσουν για να δουν αν έχει αποσταλεί – ή αν είναι ακόμη στην αποθήκη, η εταιρεία σας θα αρχίσει να αναπτύσσει κακή φήμη στην αξιοπιστία και εξυπηρέτηση της.

Με ένα σύστημα ERP, από την άλλη πλευρά, το προσωπικό σε κάθε τμήμα θα έχει πρόσβαση στις ίδιες, ενημερωμένες πληροφορίες.

Οι εκπρόσωποι πωλήσεων που αντιμετωπίζουν τους πελάτες πρέπει να είναι σε θέση να απαντούν σε ερωτήσεις σχετικά με την κατάσταση παραγγελίας και αποστολής, την κατάσταση πληρωμής, ζητήματα υπηρεσιών κ.λπ., χωρίς να χρειάζεται να κλείνουν και να επικοινωνούν με άλλο τμήμα. Επιπλέον, οι πελάτες θα πρέπει να μπορούν απλώς να μεταβούν στο διαδίκτυο στον λογαριασμό τους και να πάρουν πληροφορίες κατάστασης αποστολής. Εν τω μεταξύ, ο διαχειριστής της αποθήκης μπορεί να δει ότι το απόθεμα είναι χαμηλό και δώσει αναπαραγγελία.

Τα οφέλη των ERP υπερβαίνουν κατά πολύ το αρχικό κόστος, το χρόνο και την προσπάθεια που σχετίζονται με την ενσωμάτωση του λογισμικού στις λειτουργίες του οργανισμού σας. Η εξοικονόμηση χρημάτων, η άμεση πρόσβαση στην πληροφόρηση, οι βελτιωμένες αναφορές, η βελτίωση παραγωγικότητας και οι ικανοποιημένοι πελάτες είναι μερικοί από τους λόγους γιατί η επιχείρηση σου χρειάζεται ένα σύστημα ERP.

Μαθαίνοντας περισσότερα για το ERP ως την λύση λογισμικού που πρέπει να χρησιμοποιήσετε, θα είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε να εξερευνάτε τις επιλογές για να βρείτε τη κατάλληλη λύση ERP για την επιχείρησή σας. Η απόφαση χρήσης ενός ERP καθώς και η απόφαση σχετικά με το ποιο ERP να ενσωματωθεί στον οργανισμό σας είναι θέματα που πρέπει να ληφθούν με προσοχή. Καθορίζοντας τις απαιτήσεις, τα χαρακτηριστικά και τα οφέλη που επιθυμείτε από το σύστημα ERP, εντοπίζετε ποιες λύσεις λογισμικού μπορεί να σας ταιριάζουν καλύτερα.

H UBICOM σας παρέχει λύσεις ολοκληρωμένων και ευέλικτων ERP συστημάτων για όλα τα μεγέθη επιχειρήσεων και για πάνω από 30 επιχειρηματικούς κλάδους, με δυνατότητες διαχείρισης επικοινωνίας με πελάτες (CRM), διασύνδεσης με web εφαρμογές (e-shop, e-hotel, e-courier κλπ) καθώς και ανάπτυξης custom mobile εφαρμογών σύμφωνα με τις δικές σας εξατομικευμένες ανάγκες σας.